Que dois-je faire si je ne peux pas joindre un voyageur ?

Il est courant que les hôtes aient besoin de contacter leurs voyageurs avant l'arrivée pour confirmer les détails de l'enregistrement, les instructions d'accès ou pour répondre à des questions. Si vous avez du mal à joindre un voyageur, cet article vous guide à travers les meilleures pratiques et les outils disponibles pour établir la communication.

Utilisez la messagerie des voyageurs — votre boîte de réception centralisée

La fonctionnalité Messagerie des voyageurs de Holidu regroupe toutes vos conversations avec les voyageurs au même endroit, qu'ils aient réservé via Airbnb, Booking.com, Holidu, Vrbo ou directement sur votre site. C'est le moyen le plus rapide et le plus fiable pour contacter vos voyageurs avant leur arrivée.

Comment y accéder :

• Accédez à Messages → Boîte de réception dans le menu de navigation pour voir toutes vos conversations.
• Ou ouvrez une réservation spécifique dans l'onglet Réservations et cliquez sur le lien de message dans la vue détaillée de la réservation pour accéder directement à la conversation avec ce voyageur.

Assistant IA inclus

Un assistant IA est inclus sans frais supplémentaires et gère automatiquement les questions courantes des voyageurs concernant l'enregistrement, les équipements, les directions et bien d'autres. Les messages sont également automatiquement traduits entre votre langue et celle du voyageur, de sorte que la langue n'est jamais une barrière. Vous pouvez reprendre n'importe quelle conversation à tout moment ou désactiver l'assistant IA si vous préférez gérer les messages vous-même.

Coordonnées des voyageurs selon la plateforme

La messagerie des voyageurs fonctionne sur tous les canaux. Cependant, selon la source de réservation, les coordonnées supplémentaires (téléphone, email personnel) peuvent ou non être visibles :

Plateforme	Téléphone/Email visibles ?
Holidu et réservations directes	Oui, par défaut
Airbnb	Peut être masqué
Booking.com	Peut être masqué
Vrbo	Peut être masqué

Pour les réservations effectuées via Airbnb, Booking.com et Vrbo, l'email personnel du voyageur est maintenu privé par ces plateformes. L'email personnel du voyageur devient visible s'il complète le formulaire d'arrivée de Holidu.

Nouveaux hôtes

Si vous n'avez pas encore effectué votre premier enregistrement confirmé, les coordonnées du voyageur sont masquées jusqu'à 2 jours avant l'arrivée. Après votre premier enregistrement réussi, cette restriction est levée pour toutes vos réservations futures.

Si vous ne pouvez pas joindre le voyageur

Essayez ces méthodes dans l'ordre suivant :

1. Messagerie des voyageurs (Messages → Boîte de réception) — toujours la meilleure première étape, quel que soit le canal.
2. WhatsApp — envoyez un message court et courtois.
3. Appel téléphonique — si aucune réponse sur WhatsApp.
4. Email — relancez si les coordonnées sont disponibles.

Conseil utile

Gardez votre message amical et concis. Par exemple :

"Bonjour [Nom du voyageur], c'est [Votre nom] de [Nom de la propriété]. Je voulais simplement confirmer votre heure d'arrivée. Veuillez me tenir informé dès que possible. J'ai hâte de vous accueillir !"

En cas de non-réponse prolongée

Si l'enregistrement doit avoir lieu dans les 7 prochains jours et que vous n'avez reçu aucune réponse sur tous les canaux de communication, contactez notre équipe d'assistance via l'assistant Holidu. Nos équipes peuvent vous aider à vérifier les détails de la réservation et à contacter le voyageur via le canal de réservation d'origine si nécessaire.

Bonnes pratiques pour éviter les lacunes en matière de communication

1. Contactez les voyageurs tôt via la messagerie des voyageurs. Un message de bienvenue amical quelques jours avant l'arrivée établit une ambiance positive et confirme les détails clés. L'assistant IA peut gérer automatiquement les questions de suivi.
2. Envoyez des instructions d'arrivée claires à l'avance. Assurez-vous que les voyageurs connaissent l'heure d'enregistrement, le lieu et les détails d'accès.
3. Utilisez des messages automatisés. Les messages automatisés fonctionnent aux côtés de la messagerie des voyageurs — lorsque les voyageurs répondent à un message planifié, l'assistant IA peut continuer la conversation.
4. Activez l'enregistrement autonome si possible. Cela évite le stress de dernière minute en cas de retard de communication.
5. Demandez aux voyageurs de confirmer leur heure d'arrivée 2 à 3 jours avant. Un court message permet de maintenir tout le monde informé.

Points importants à retenir

Holidu n'est pas obligé de collecter les informations personnelles des voyageurs en votre nom. Si vous avez besoin de ces détails à titre de confirmation, veuillez contacter directement les voyageurs. Notre équipe d'assistance locale est disponible 7 jours par semaine pour vous aider.

Si vous avez d'autres questions ou si vous rencontrez des difficultés à joindre vos voyageurs, n'hésitez pas à utiliser notre formulaire de contact pour obtenir de l'aide supplémentaire.