Vous souhaitez partager la gestion de votre bien avec un tiers, comme un co-hôte, un agent d'entretien ou un gestionnaire ? Cet article vous explique comment gérer vos collaborateurs, quelles données chaque type de collaborateur peut consulter et comment attribuer les bons droits d'accès selon les tâches de chacun.

Comprendre les droits d'accès de vos collaborateurs

Chaque collaborateur reçoit des droits adaptés à ses missions. Avant d'ajouter une personne, identifiez ce dont elle a besoin pour travailler, puis cochez uniquement les autorisations correspondantes. Ce principe protège les données sensibles de votre bien, comme les informations relatives aux voyageurs ou les montants de paiement.

Cas d'usage courants

Voici les configurations recommandées selon le profil de votre collaborateur :

• Personnel de ménage ou de maintenance : activez l'option « Voir les disponibilités ». Cette personne peut voir quand le bien est occupé ou disponible, mais ne voit ni les coordonnées des voyageurs ni les tarifs.
• Co-hôte ou assistant : activez « Voir les disponibilités » et « Consulter et créer des réservations ». Cette personne accède au calendrier et au détail complet des réservations, y compris les noms et coordonnées des voyageurs.
• Personne devant recevoir les notifications de réservation : activez l'option « Marquer comme secondaire ». Elle reçoit les notifications par e-mail et par notification push, mais cette option ne lui donne accès à aucune donnée. Ajoutez d'autres permissions si elle doit également consulter le système.
• Personne chargée uniquement de la configuration du bien : activez « Configuration du bien ». Elle peut modifier les informations, les équipements, les photos et les tarifs, mais ne voit ni les réservations ni le calendrier.

Gérer un gestionnaire immobilier

Si vous travaillez avec un gestionnaire immobilier professionnel, la solution recommandée est la création d'un compte PME (Property Management Expert) et l'établissement d'une relation de mandat avec votre bien. Ce compte offre un accès opérationnel adapté aux entreprises de gestion locative.

Si vous préférez ne pas utiliser la structure PME et souhaitez donner accès à votre gestionnaire en tant que simple collaborateur, vous pouvez lui accorder l'ensemble des permissions suivantes :

• Configuration du bien
• Voir les disponibilités
• Consulter et créer des réservations
• Diffusion et publication

Ces droits donnent un accès opérationnel complet pour gérer le bien. Les collaborateurs ne peuvent jamais accéder aux données financières (factures, versements). Seul le modèle PME permet d'accorder l'accès aux factures à un gestionnaire immobilier.

Le collaborateur principal (éditeur)

Le collaborateur principal dispose d'un accès complet à toutes les données du bien :

• Calendrier : accès complet aux dates réservées, bloquées et disponibles, y compris les détails tarifaires.
• Réservations : informations complètes sur les réservations, y compris les coordonnées des voyageurs, le détail des prix et le statut de paiement.
• Données financières : factures, versements et informations de paiement.
• Configuration du bien : consultation et modification de tous les paramètres du bien.
• Avis : l'ensemble des avis des voyageurs.
• Collaborateurs : consultation et gestion de tous les collaborateurs du bien.
• Notifications : réception de toutes les notifications, par e-mail et par notification push.

Point essentiel : seul le collaborateur principal peut accéder aux détails des versements, aux factures et aux informations de paiement. Ce compte est juridiquement lié au contrat conclu avec Holidu pour le bien.

Détail des permissions

Lors de l'ajout d'un collaborateur, vous pouvez accorder une ou plusieurs de ces permissions. Chacune donne accès à des domaines précis.

Configuration du bien

Ce que le collaborateur peut consulter et modifier :

• Descriptions et titres du bien
• Photos (ajout, suppression, réorganisation)
• Équipements et prestations
• Informations sur les pièces et les unités
• Tarifs et tarifs saisonniers
• Frais supplémentaires
• Instructions d'arrivée et de check-in
• Configuration de la synchronisation calendrier (import iCal)
• Export du calendrier (iCal)

Ce à quoi le collaborateur n'a pas accès :

• Réservations
• Données financières (factures, versements)
• Canaux de diffusion
• Informations sur les voyageurs
• Gestion des dates bloquées
• Indicateurs de performance
• Gestion des collaborateurs
• Contrôles de publication

Limites :

• La localisation ne peut plus être modifiée une fois le bien publié.
• La synchronisation et l'export iCal se configurent ici, mais la consultation et la gestion des dates bloquées nécessitent la permission « Consulter et créer des réservations ».

Consulter et créer des réservations

Ce que le collaborateur peut voir :

• Détails complets des réservations
• Nom, adresse e-mail, numéro de téléphone et adresse du voyageur
• Détail complet du prix
• Montants des versements
• Détails des commissions
• Informations sur le canal de réservation
• Historique et modifications des réservations

Ce que le collaborateur peut faire :

• Créer des réservations manuelles
• Modifier des réservations manuelles
• Annuler des réservations
• Mettre à jour les informations du voyageur sur une réservation

Concernant les dates bloquées :

• Consulter les dates bloquées avec leurs commentaires et notes
• Créer des dates bloquées
• Modifier des dates bloquées
• Supprimer des dates bloquées (si elles ne sont pas immuables)

Ce à quoi le collaborateur n'a pas accès :

• Descriptions et paramètres du bien
• Gestion des canaux de diffusion
• Configuration des tarifs

Remarques :

• Pour afficher la vue calendrier, accordez également la permission « Voir les disponibilités ».
• Si l'hôte n'a pas terminé la vérification KYC, les coordonnées des voyageurs peuvent rester masquées jusqu'à la fin de cette vérification.

Voir les disponibilités

Cette permission donne accès à une vue calendrier en lecture seule, pensée pour les personnes qui doivent savoir quand le bien est occupé sans accéder aux informations sensibles.

Concernant les réservations, le collaborateur peut voir :

• Les dates de réservation (arrivée et départ)
• Le nombre de voyageurs (adultes, enfants, bébés)
• Le statut de la réservation (confirmée, annulée)
• L'identifiant de la réservation

Il ne peut pas voir :

• Le nom, l'e-mail ou le téléphone du voyageur
• Le détail des prix ou les totaux
• Les informations sur les versements ou les commissions
• Les informations sur le canal de réservation
• Aucune donnée financière

Concernant le calendrier, le collaborateur peut :

• Voir les dates disponibles
• Voir les plages de dates bloquées

Il ne peut pas :

• Bloquer ou débloquer des dates
• Voir les commentaires ou notes associés aux dates bloquées