Comment configurer et gérer la fonction d'enregistrement en ligne

Ce guide explique comment configurer la fonction d'enregistrement en ligne (Check-in avancé) depuis votre portail Holidu et comment la gérer correctement. La fonction s'appuie sur l'expertise réglementaire locale des équipes régionales de Holidu, afin que vous puissiez rester conforme sans avoir à apprendre chaque processus d'autorité à partir de zéro.

1. Inscription auprès du portail gouvernemental compétent

Avant d'activer la fonction dans Holidu, vous devez enregistrer votre établissement auprès de l'autorité locale compétente. Voici les options disponibles selon votre région :

Région	Autorité	Guide de connexion
Espagne (sauf Catalogne/Pays basque)	SES.Hospedajes	Comment se connecter à SES.Hospedajes
Catalogne	Mossos d'Esquadra	Se connecter à Mossos
Pays basque	Ertzaintza	Se connecter à Ertzaintza
Portugal	SIBA	Comment se connecter à SEF/SIBA
Allemagne	AVS	Comment connecter votre propriété à AVS
Italie	Alloggiati Web	Fonction d'enregistrement des clients en Italie Rapports statistiques en Italie

Cette étape est obligatoire avant de continuer. Une fois enregistré, vous recevrez un nom d'utilisateur, un mot de passe et, dans certains cas, un code bailleur ou d'hébergement, que vous entrerez dans votre compte Holidu pour configurer la connexion.

2. Comment connecter votre propriété à l'autorité à l'aide de la fonction d'enregistrement en ligne

1. Depuis votre application Holidu, allez dans le menu de gauche, cliquez sur « Outils » et sélectionnez « Enregistrement en ligne ».

   

2. Vous verrez votre liste de propriétés. Cliquez sur le bouton « Configurer » à côté de la propriété que vous souhaitez connecter à la police ou à l'autorité.

   

3. Un écran affichera la liste de vos propriétés, y compris l'état de la connexion pour chacune d'elles. Cliquez sur la propriété spécifique que vous souhaitez connecter.

   

4. Remplissez le formulaire avec les détails du pays où se trouve la propriété.

   

5. Faites défiler vers le bas, cliquez sur « Activer l'envoi automatique à la police », sélectionnez l'autorité appropriée et entrez votre nom d'utilisateur, votre mot de passe et toutes les informations d'identification requises dans les champs. N'utilisez pas vos identifiants Holidu ici — utilisez les identifiants de connexion que vous avez reçus de votre autorité.

   

6. Cliquez sur « Valider ».

7. Une fois activé avec succès, cliquez sur « Enregistrer les modifications » à la fin du formulaire.

8. Si aucun message d'erreur n'apparaît, votre propriété est maintenant connectée à l'autorité compétente.

9. Pour éviter les erreurs, assurez-vous de ce qui suit :

   • Utilisez le bon code fiscal du propriétaire. Il s'agit soit de votre numéro d'identification, soit du NIE si vous n'êtes pas espagnol.
   • Entrez votre numéro d'identification ou de NIE complet, y compris tous les zéros.
   • Utilisez les identifiants de connexion que vous avez reçus de votre autorité locale — pas votre connexion Holidu.

10. Vous pouvez maintenant fermer le formulaire et voir que la connexion est active.

3. Comment cela fonctionne-t-il ?

Une fois la configuration terminée, le système fonctionne automatiquement. Voici à quoi vous attendre :

3.1 Processus pour l'invité

1. Après la réservation, votre invité reçoit un e-mail (ou un message) avec un lien vers un formulaire d'enregistrement en ligne sécurisé.

   

2. L'invité remplit les détails de tous les voyageurs, y compris la numérisation de documents (passeport ou pièce d'identité). Cela doit être répété pour tous les voyageurs.

3. Les données sont ensuite soumises de manière sécurisée et stockées dans le système.

4. Si un invité ne remplit pas le formulaire, des rappels automatiques sont envoyés. S'il ne se conforme toujours pas, vous pouvez remplir les données en son nom.

⏰ À 23h00 le jour de l'enregistrement, les données de l'invité sont automatiquement soumises à l'autorité compétente.

3.2 Comment reconnaître le statut sur la page de réservation

Statut	Description
Commencé, mais données manquantes	Vous voyez si vos invités ont déjà commencé le processus. Jusqu'à ce qu'il soit terminé pour chaque personne voyageant avec eux, le statut s'affichera comme incomplet.
Données d'invité complètes mais pas encore transférées (parce que la date d'enregistrement est dans le futur)
Données d'invité transférées avec succès à l'autorité
Erreur dans la déclaration des données	S'il y a eu une erreur lors du transfert de données, vous verrez ce message. Ci-dessous, nous partageons quelques conseils pour résoudre ce problème vous-même.

3.3 Dépannage

Problème	Que faire
⚠️ Données incomplètes ou manquantes	Rappelez à vos invités ou remplissez manuellement le formulaire via la vue des détails de la réservation. 5 jours avant l'enregistrement, vos invités recevront un rappel automatique avec un lien vers le formulaire d'enregistrement.
❌ Erreur dans le transfert de données	Vérifiez que les identifiants que vous avez ajoutés dans votre compte Holidu sont corrects. Si vous avez déjà vérifié et que l'erreur persiste, contactez le support pour vous aider à résoudre le problème.

4. Comment télécharger le livre des hôtes

1. Allez à la fonction d'enregistrement en ligne.

2. À côté de la propriété pour laquelle vous souhaitez le livre des hôtes, cliquez sur « Détails ».

   

3. Dans la zone supérieure de la fenêtre qui s'ouvre, trouvez la réservation au nom de l'invité principal, cliquez dessus, puis cliquez sur « Télécharger tout ».