Comment configurer et gérer la fonction d'enregistrement en ligne

Ce guide explique comment configurer la fonction d'enregistrement en ligne à partir de votre portail Holidu et comment la gérer correctement. La fonction est basée sur l'expertise réglementaire locale des équipes régionales de Holidu, afin que vous puissiez rester conforme sans avoir à apprendre chaque processus d'autorité à partir de zéro.

1. Inscription auprès du portail gouvernemental compétent

Avant d'activer la fonction dans Holidu, vous devez enregistrer votre logement auprès de l'autorité locale compétente. Les autorités supportées varient selon votre région :

Région	Autorité	Directives
Espagne (sauf Catalogne/Pays Basque)	SES.Hospedajes	Comment se connecter à SES.Hospedajes
Catalogne	Mossos d'Esquadra	Se connecter à Mossos
Pays Basque	Ertzaintza	Se connecter à Ertzaintza
Portugal	SIBA	Comment se connecter à SEF/SIBA
Allemagne	AVS	Comment connecter votre logement à AVS
Italie	Alloggiati Web	Fonction d'enregistrement des clients en Italie Rapport statistique en Italie

Cette étape est obligatoire avant de continuer. Une fois enregistré, vous recevrez un nom d'utilisateur, un mot de passe et, dans certains cas, un code de bailleur ou de logement, que vous saisirez dans votre compte Holidu pour configurer la connexion.

2. Comment connecter votre logement à l'autorité à l'aide de la fonction d'enregistrement en ligne

1. Depuis votre application Holidu, allez dans le menu de gauche, cliquez sur « Outils », puis sélectionnez « Enregistrement en ligne ».
2. Vous verrez votre liste de logements. Cliquez sur le bouton « Configurer » à côté du logement que vous souhaitez connecter à la police ou à l'autorité.
3. Un écran affichera la liste de vos logements, y compris le statut de connexion pour chacun. Cliquez sur le logement spécifique que vous souhaitez connecter.
4. Remplissez le formulaire avec les détails du pays où se trouve le logement.
5. Faites défiler vers le bas, cliquez sur « Activer l'envoi automatique à la police », sélectionnez l'autorité appropriée, et saisissez votre nom d'utilisateur, mot de passe et toutes les identifiants requis dans les champs. N'utilisez pas vos identifiants Holidu ici — utilisez les identifiants de connexion que vous avez reçus de votre autorité.
6. Cliquez sur « Valider ».
7. Une fois activé avec succès, cliquez sur « Enregistrer les modifications » à la fin du formulaire.
8. Si aucun message d'erreur n'apparaît, votre logement est maintenant connecté à l'autorité compétente.
9. Pour éviter les erreurs, assurez-vous de ce qui suit :
   • Utilisez le bon code fiscal du propriétaire. Il s'agit soit de votre numéro d'identification, soit du NIE si vous n'êtes pas espagnol.
   • Entrez votre numéro d'identification ou NIE complet, y compris tous les zéros.
   • Utilisez les identifiants de connexion que vous avez reçus de votre autorité locale — pas votre connexion Holidu.
10. Vous pouvez maintenant fermer le formulaire et voir que la connexion est active.

3. Comment cela fonctionne-t-il ?

Une fois la configuration terminée, le système fonctionne automatiquement. Voici à quoi vous attendre :

3.1 Processus pour le client

1. Après la réservation, votre client reçoit un email (ou un message) avec un lien vers un formulaire d'enregistrement en ligne sécurisé.
2. Le client remplit les détails de tous les voyageurs, y compris la numérisation des documents (passeport ou carte d'identité). Cela doit être répété pour tous ceux qui voyagent avec lui.
3. Les données sont ensuite soumises de manière sécurisée et stockées dans le système.
4. Si un client ne remplit pas le formulaire, des rappels automatiques sont envoyés. S'il ne s'y conforme toujours pas, vous pouvez remplir les données en son nom.

⏰ À 23 h 00 le jour de l'enregistrement, les données du client sont automatiquement soumises à l'autorité compétente.

3.2 Comment reconnaître le statut sur la page de réservation

Dans les détails de la réservation, le statut de chaque réservation est indiqué comme suit :

Statut	Icône/Libellé	Ce que cela signifie	Action recommandée
Commencé, mais données manquantes	Commencé, mais données manquantes	Vous voyez si vos clients ont déjà commencé le processus. Tant qu'il n'est pas terminé pour chaque personne voyageant avec eux, le statut s'affichera comme incomplet.	Vérifiez auprès des clients et demandez l'achèvement si nécessaire.
Données du client complètes mais pas encore transférées (car la date d'enregistrement est dans le futur)	Données complètes, non transférées	Données du client collectées mais en attente de soumission à l'autorité.	Attendez jusqu'à la date d'enregistrement ou soumettez manuellement si autorisé.
Données du client transférées avec succès à l'autorité	Transféré	Les données ont été transmises avec succès.	Aucune action requise.
Erreur dans la déclaration des données	Erreur	Une erreur s'est produite lors du transfert des données.	Vérifiez le message d'erreur, vérifiez les identifiants et réessayez ou contactez le support.

3.3 Dépannage

Problème	Que faire
⚠️ Données incomplètes ou manquantes	Rappelez aux clients ou remplissez manuellement le formulaire via la vue des détails de réservation. 5 jours avant l'enregistrement, les clients recevront un rappel automatique avec un lien vers le formulaire d'enregistrement.
❌ Erreur dans le transfert de données	Vérifiez que les identifiants que vous avez ajoutés dans votre compte Holidu sont corrects. Si l'erreur persiste, contactez le support pour obtenir de l'aide.

4. Comment télécharger le registre des clients

1. Allez à la fonction d'enregistrement en ligne.
2. À côté du logement pour lequel vous souhaitez le registre des clients, cliquez sur « Détails ».
3. Dans la zone supérieure de la fenêtre contextuelle qui s'ouvre, trouvez la réservation avec le nom du client principal, cliquez dessus, puis cliquez sur « Télécharger tout ».

5. Comment remplir manuellement les données du client

1. Une fois dans la fenêtre d'enregistrement en ligne, cliquez sur l'onglet réservations.
2. Vous verrez la liste des réservations, identifiées par le nom du client principal. Il y a aussi une colonne affichant le statut des données et du transfert.
3. Si vous cliquez sur « Informations sur le statut », cela affichera la signification de chaque icône en fonction de sa couleur.
4. Cliquez sur le nom du client pour ouvrir la page « détails du client », où vous pouvez remplir ses informations.

6. Comprendre les couleurs de statut de base

Statut	Icône/Libellé	Ce que cela signifie	Action recommandée
Tous les clients enregistrés	Bleu • Complété !	Le client a saisi toutes les informations requises ; les données sont prêtes pour la soumission (le cas échéant).	Aucune action requise ; vérifiez les détails si les règles locales l'exigent.
Enregistrement du client en attente	Gris • En cours !	Le client n'a pas encore rempli tous les champs requis.	Contactez le client pour compléter les détails manquants.
Soumission à la police réussie	Bleu • Soumis !	Les données du client ont été transmises aux autorités selon les exigences.	Procédez à la communication pré-arrivée standard.
Soumission à la police échouée	Rouge • Échoué !	Une erreur s'est produite lors de la soumission des données du client aux autorités.	Vérifiez la validité des données ; escaladez vers le support si le problème persiste.

Remarque importante : si le transfert de données a échoué parce que la connexion aux autorités n'a pas été configurée correctement, vous devrez corriger la connexion aux autorités, corriger les informations du client pour qu'il n'y ait pas de champs manquants, puis utiliser l'option de renvoi manuel.

7. Comment tenter manuellement d'