Remarque importante : Cette fonctionnalité est actuellement en expansion. Il est possible qu'elle ne soit pas encore disponible dans votre pays. Si vous ne trouvez pas votre autorité locale dans la configuration, cela signifie que la fonctionnalité n'est pas encore disponible pour votre région. Nous travaillons continuellement à l'ajout de nouveaux pays et autorités.

FAQ – Fonction d'enregistrement des voyageurs

Qu'est-ce que la fonction d'enregistrement en ligne ?

La fonction d'enregistrement en ligne (Advanced Check-in) est un outil qui automatise la collecte et la transmission des données des voyageurs aux autorités locales compétentes. Après la réservation, vos hôtes reçoivent un formulaire sécurisé leur permettant de fournir les informations requises directement via Holidu. Une fois le formulaire complété, les données sont automatiquement envoyées à l'autorité locale le jour de l'arrivée.

Pourquoi devez-vous utiliser cette fonction ?

Dans de nombreux pays (Espagne, Italie, Portugal, Allemagne et autres), les propriétaires d'hébergements sont légalement tenus de collecter les informations des voyageurs et de les transmettre aux autorités locales peu après l'arrivée. Cette réglementation soutient la sécurité, la traçabilité et la conformité aux lois locales.

Le non-respect de ces règles peut entraîner des pénalités ou des amendes. Disposer d'un système fiable vous permet de rester conforme aux réglementations locales avec un effort minimal.

Comment bénéficiez-vous du transfert automatique ?

La fonction d'enregistrement en ligne automatise complètement ce processus. Une fois configurée, Holidu gère la collecte et le transfert des données — plus besoin d'entrée manuelle dans les systèmes gouvernementaux.

Vos principaux avantages :

• Conformité légale avec un effort minimal
• Transfert automatique des données des voyageurs à l'autorité compétente
• Registre des voyageurs numérique que vous pouvez télécharger à tout moment pour les inspections
• Rappels intégrés et communication avec les voyageurs
• Gratuit pour les propriétaires Holidu
• Gestion sécurisée et conforme à la vie privée des données sensibles

Comment configurer la fonction ?

Avant d'activer la fonction dans Holidu, vous devez d'abord enregistrer votre hébergement auprès de l'autorité locale compétente. Nous soutenons actuellement l'Espagne, le Portugal et l'Allemagne, et nous travaillons à l'ajout de l'Italie prochainement.

Région	Autorité	Guide de configuration
Espagne (sauf Catalogne/Pays Basque)	SES.Hospedajes	Comment se connecter à SES.Hospedajes
Catalogne	Mossos d'Esquadra	Se connecter à Mossos
Pays Basque	Ertzaintza	Se connecter à Ertzaintza
Portugal	SIBA	Comment se connecter à SEF/SIBA
Allemagne	AVS	Comment connecter votre propriété à AVS
Italie	Alloggiati Web	Fonction d'enregistrement des voyageurs en Italie et Rapports statistiques en Italie

Une fois que vous disposez de vos identifiants, suivez cet article pour configurer votre fonction d'enregistrement en ligne.

Que faire si votre connexion cesse de fonctionner ?

Si votre connexion à l'autorité locale échoue, vérifiez les points suivants :

• Vos identifiants d'accès sont-ils corrects et à jour ?
• Votre mot de passe n'a-t-il pas expiré auprès de l'autorité ?
• La connexion internet fonctionne-t-elle correctement ?
• Avez-vous reçu un message d'erreur spécifique ?

Si le problème persiste, contactez l'équipe d'assistance Holidu. Ils peuvent vérifier les journaux de connexion et vous aider à dépanner le problème.

Comment connecter Ricestat à votre compte Chekin.io ?

Si vous utilisez Ricestat comme plateforme de gestion des propriétés, vous pouvez la connecter à votre compte Chekin.io pour synchroniser vos données d'enregistrement des voyageurs. Consultez la documentation spécifique de Ricestat et Chekin.io pour les étapes d'intégration détaillées. Pour toute assistance, contactez le support technique de ces plateformes ou l'équipe Holidu.

Dépannage : identifiants Ricestat incorrects

Si vous rencontrez une erreur d'authentification lors de la connexion de Ricestat :

• Vérifiez vos identifiants : Assurez-vous que votre nom d'utilisateur et votre mot de passe Ricestat sont exactement corrects (sensibilité à la casse).
• Réinitialisez votre mot de passe : Si vous n'êtes pas sûr, utilisez l'option « Mot de passe oublié » sur la plateforme Ricestat.
• Vérifiez les permissions du compte : Assurez-vous que votre compte Ricestat dispose des permissions nécessaires pour accéder à l'API ou à la synchronisation des données.
• Contactez le support : Si l'erreur persiste, contactez le support Ricestat ou l'équipe Holidu pour une assistance supplémentaire.

Comment cela fonctionne pour les voyageurs ?

Une fois la configuration terminée, voici ce qui se passe :

1. Après la réservation, votre voyageur reçoit un e-mail (ou un message) avec un lien vers un formulaire d'enregistrement en ligne sécurisé.
2. Le voyageur renseigne les détails pour tous les occupants, y compris la numérisation de documents (passeport ou carte d'identité). Cette étape doit être répétée pour chaque personne voyageant avec eux.
3. Les données sont ensuite soumises de manière sécurisée et stockées dans le système.
4. Si un voyageur ne remplit pas le formulaire, des rappels automatiques sont envoyés. S'il n'est toujours pas conforme, vous pouvez remplir les données à sa place.

⏰ À 23 h le jour de l'arrivée, les données du voyageur sont automatiquement soumises à l'autorité compétente.

Comment télécharger votre registre des voyageurs ?

1. Allez à la fonction d'enregistrement en ligne.
2. À côté de la propriété pour laquelle vous souhaitez télécharger le registre, cliquez sur « Détails ».

Questions fréquemment posées

Pourquoi Holidu propose-t-elle cette fonction ?

La loi locale oblige les propriétaires à enregistrer tous les voyageurs auprès des autorités locales. Cet outil automatise le processus, soutient la conformité légale et vous fait gagner du temps.

À quelles autorités puis-je me connecter ?

Cela dépend de votre région — connectez-vous à l'autorité spécifique pour votre pays et région. Consultez le tableau ci-dessus pour les autorités soutenues.

L'enregistrement auprès des autorités est-il obligatoire ?

Oui.

Puis-je utiliser cette fonction pour tous les types de réservations ?

Seules les réservations créées via les canaux soutenus par Holidu sont éligibles. Les réservations manuelles et les importations basées sur iCal ne sont pas soutenues.

Puis-je envoyer les données des voyageurs pour les réservations antérieures ?

Non. Le formulaire en ligne n'est déclenché que pour les futures réservations. Les réservations effectuées avant l'activation de la connexion policière ne sont pas couvertes. Vous devrez enregistrer celles-ci manuellement dans le portail de votre autorité.

Quelles données de voyageur sont collectées et envoyées ?

Détails personnels (nom, date de naissance, nationalité, type/numéro de document d'identité, etc.). Seules les données minimales requises sont visibles pour vous (nom, âge). Les données complètes sont envoyées de manière sécurisée aux autorités.

Aurez-vous accès aux données du voyageur ?

Nous affichons uniquement les noms et l'âge des voyageurs, qui constituent les informations requises pour le registre. Nous n'affichons pas d'informations supplémentaires telles que les numéros de document d'identité.

Que se passe-t-il si les voyageurs fournissent leurs informations puis annulent la réservation ?

Si le voyageur annule sa réservation, les données ne seront pas envoyées aux autorités.

Recevrai-je une notification lorsque les voyageurs fournissent leurs données ?

Nous n'envoyons pas de notifications. Cependant, vous pouvez voir si les voyageurs ont fourni leurs données pour chacune de leurs réservations.

Les enfants doivent-ils être enregistrés ?

Oui, tous les voyageurs doivent être enregistrés, quel que soit l'âge. Pour les mineurs espagnols de moins de 14 ans, la pièce d'identité et la signature ne sont pas requises, mais la relation de l'adulte responsable doit être notée.

Que se passe-t-il si les voyageurs ne remplissent pas le formulaire ?

Ils recevront un rappel automatique 5 jours avant l'arrivée. S'il est toujours incomplet