Remarque importante : Cette fonctionnalité est actuellement en expansion. Il est possible qu'elle ne soit pas encore disponible dans votre pays. Si vous ne trouvez pas votre autorité dans les options de configuration, cela signifie que la fonctionnalité n'est pas encore disponible pour votre région.

Qu'est-ce que la fonction d'enregistrement en ligne ?

La fonction d'enregistrement en ligne (Online Check-in) est un outil intégré à votre compte Holidu qui automatise la collecte et la transmission des données de vos clients aux autorités locales compétentes. Au lieu de remplir manuellement des formulaires gouvernementaux, cette fonctionnalité envoie à vos clients un formulaire sécurisé qu'ils peuvent compléter en ligne. Les données sont ensuite transmises automatiquement à l'autorité appropriée.

Pourquoi avez-vous besoin de cela ?

Dans de nombreux pays (Espagne, Italie, Portugal, Allemagne et autres), les hôtes sont légalement tenus de collecter les informations des clients et de les soumettre aux autorités locales peu après l'arrivée. Cette réglementation soutient la sécurité, la traçabilité et la conformité aux lois locales.

Le non-respect de ces règles peut entraîner des pénalités ou des amendes. Disposer d'un système fiable vous permet de rester en conformité avec les réglementations locales avec un effort minimal.

Comment bénéficiez-vous du transfert automatique ?

La fonction d'enregistrement en ligne dans votre compte Holidu automatise entièrement ce processus. Une fois configurée, Holidu gère la collecte et le transfert des données — plus besoin de saisie manuelle dans les systèmes gouvernementaux.

Vos avantages clés :

• Conformité légale avec un effort minimal
• Transfert automatique des données des clients à l'autorité compétente
• Registre numérique des clients que vous pouvez télécharger à tout moment pour les inspections
• Rappels automatiques et communication avec les clients intégrés
• Gratuit pour les hôtes Holidu
• Traitement sécurisé et conforme à la vie privée des données sensibles des clients

Comment la configurer ?

Avant d'activer la fonctionnalité dans Holidu, vous devez enregistrer votre établissement auprès de l'autorité locale compétente. Nous supportons actuellement l'Espagne, le Portugal et l'Allemagne, et nous travaillons à l'ajout de l'Italie prochainement.

Région	Autorité	Guide de connexion
Espagne (sauf Catalogne/Pays Basque)	SES.Hospedajes	Comment se connecter à SES.Hospedajes
Catalogne	Mossos d'Esquadra	Connexion à Mossos
Pays Basque	Ertzaintza	Connexion à Ertzaintza
Portugal	SIBA	Comment se connecter à SEF/SIBA
Allemagne	AVS	Comment connecter votre établissement à AVS
Italie	Alloggiati Web	Fonction d'enregistrement des clients en Italie / Déclaration statistique en Italie

Une fois que vous avez vos identifiants, suivez cet article pour configurer votre fonction d'enregistrement en ligne.

Comment cela fonctionne-t-il pour vos clients ?

Une fois la configuration terminée, voici ce qui se passe :

1. Après la réservation, votre client reçoit un e-mail (ou un message) avec un lien vers un formulaire d'enregistrement en ligne sécurisé.
2. Le client renseigne les détails pour tous les voyageurs, y compris la numérisation de documents (passeport ou carte d'identité). Cela doit être répété pour chaque personne voyageant avec lui.
3. Les données sont ensuite soumises de manière sécurisée et stockées dans le système.
4. Si un client ne remplit pas le formulaire, des rappels automatiques sont envoyés. S'il n'est toujours pas conformé, vous pouvez remplir les données en son nom.

⏰ À 23h00 le jour de l'arrivée, les données du client sont automatiquement soumises à l'autorité compétente.

Comment télécharger votre registre des clients ?

1. Allez à la fonction d'enregistrement en ligne.
2. À côté de l'établissement pour lequel vous souhaitez le registre, cliquez sur « Détails ».

Questions fréquemment posées

Pourquoi Holidu propose-t-il cette fonctionnalité ?

La loi locale exige que les hôtes enregistrent tous les clients auprès des autorités locales. Cet outil automatise le processus, soutient la conformité légale et vous fait gagner du temps.

À quelles autorités puis-je me connecter ?

Cela dépend de votre région — connectez-vous à l'autorité spécifique de votre pays et région.

L'enregistrement auprès des autorités est-il obligatoire ?

Oui.

Puis-je utiliser cette fonctionnalité pour tous les types de réservations ?

Seules les réservations créées via des canaux supportés par Holidu sont éligibles. Les réservations manuelles et les importations basées sur iCal ne sont pas supportées.

Puis-je envoyer les données des clients des réservations précédentes ?

Non. Le formulaire en ligne n'est déclenché que pour les réservations futures. Les réservations effectuées avant l'activation de la connexion police ne sont pas couvertes. Vous devrez enregistrer celles-ci manuellement dans le portail de votre autorité.

Quelles données des clients sont collectées et envoyées ?

Détails personnels (nom, date de naissance, nationalité, type/numéro d'identité, etc.). Seules les données minimales requises sont visibles pour l'hôte (nom, âge). Les données complètes sont envoyées de manière sécurisée aux autorités.

Aurai-je accès aux données des clients ?

Nous affichons uniquement les noms et l'âge des clients, ce qui sont les informations requises pour le registre. Nous n'affichons pas d'informations supplémentaires telles que les numéros d'identité.

Que se passe-t-il si les clients fournissent leurs informations puis annulent la réservation ?

Si le client annule sa réservation, les données ne seront pas envoyées aux autorités.

Recevrai-je une notification quand les clients fournissent leurs données ?

Nous n'envoyons pas de notifications. Cependant, vous pouvez voir si les clients ont fourni leurs données pour chacune de leurs réservations.

Les enfants doivent-ils être enregistrés ?

Oui, tous les clients doivent être enregistrés quel que soit leur âge. Pour les mineurs espagnols de moins de 14 ans, la pièce d'identité et la signature ne sont pas requises, mais la relation de l'adulte responsable doit être enregistrée.

Que se passe-t-il si les clients ne remplissent pas le formulaire ?

Ils recevront un rappel automatique 5 jours avant l'arrivée. S'il reste incomplet, vous pouvez soit :

• Remplir manuellement le formulaire en présence du client
• Renvoyer le lien

Les données doivent être soumises avant 23h00 le jour de l'arrivée pour bénéficier de la connexion automatisée.

Puis-je remplir le formulaire pour mes clients ?

Oui, directement à partir de l'écran de détails de la réservation. Vous pouvez également numériser leur pièce d'identité ou entrer les données manuellement lors de l'arrivée.

Puis-je modifier les données après la soumission ?

Non. Une fois envoyées à l'autorité, les données ne peuvent pas être modifiées. S'il y a une erreur, contactez le support Holidu ou entrez les données manuellement directement dans le portail de votre autorité.

Quand les données sont-elles envoyées à l'autorité ?

Automatiquement à 23h00 le jour de l'arrivée. Les hôtes sont responsables de s'assurer que les données sont complètes avant cette heure.

Les collaborateurs ont-ils accès à cette fonctionnalité ?

Non. Seuls les comptes principaux (avec droits d'éditeur) peuvent configurer les connexions. Les collaborateurs peuvent voir le formulaire dans les détails de la réservation mais ne peuvent pas l'activer ou le gérer.

Que se passe-t-il si mes identifiants d'autorité changent ou expirent ?

Vous devrez les mettre à jour manuellement dans Holidu. Les mots de passe expirés peuvent entraîner un échec du transfert de données. Vérifiez toujours le statut de la connexion dans la section « Compte ».

Le registre des clients est-il légalement requis ?

Oui. Le registre des clients sert de journal numérique pour les contrôles policiers et doit être conservé pendant 3 ans, conformément au Real Decreto 933/2021.

Cela fonctionne-t-il pour les propriétés multiples ?

Oui. Le flux de configuration fonctionne exactement comme celui existant, mais les hôtes ayant plusieurs unités pourront configurer chaque unité séparément.