Important : Cette fonctionnalité est actuellement en expansion et il est possible qu'elle ne soit pas disponible dans certains pays pour le moment. Si vous ne trouvez pas votre autorité à sélectionner lors de la configuration, cela signifie que la fonctionnalité n'est pas encore disponible pour votre pays.

FAQ – Fonction d'enregistrement des voyageurs

Qu'est-ce que la fonction d'enregistrement en ligne ?

La fonction d'enregistrement en ligne (Online Check-in) automatise la collecte des données des clients et leur transmission aux autorités locales. Au lieu de remplir manuellement des formulaires gouvernementaux, vos clients reçoivent un formulaire sécurisé en ligne où ils fournissent les informations requises. Holidu gère ensuite automatiquement la soumission de ces données aux autorités compétentes.

Pourquoi devez-vous le faire ?

Dans de nombreux pays (Espagne, Italie, Portugal, Allemagne et autres), les hôtes sont légalement tenus de collecter les informations des clients et de les soumettre aux autorités locales peu de temps après l'arrivée. Cette réglementation soutient la sécurité, la traçabilité et la conformité aux lois locales.

Le non-respect de ces règles peut entraîner des pénalités ou des amendes. Disposer d'un système fiable vous permet de rester en conformité avec les réglementations locales avec un effort minimal.

Comment bénéficiez-vous du transfert automatique ?

La fonction d'enregistrement en ligne de votre compte Holidu automatise ce processus en envoyant à vos clients un formulaire où ils peuvent fournir les données requises. Une fois configurée, Holidu gère la collecte et le transfert des données – plus de saisie manuelle dans les systèmes gouvernementaux.

Vos avantages clés :

• Conformité légale avec un effort minimal
• Transfert automatique des données des clients à l'autorité appropriée
• Registre numérique que vous pouvez télécharger à tout moment pour les inspections
• Rappels intégrés et communication avec les clients
• Gratuit pour les hôtes Holidu
• Traitement sécurisé et conforme à la vie privée des données sensibles des clients

Comment configurer la fonction ?

Avant d'activer la fonction dans Holidu, vous devez enregistrer votre logement auprès de l'autorité locale compétente. Nous prenons actuellement en charge l'Espagne, le Portugal et l'Allemagne, et nous travaillons à l'ajout de l'Italie prochainement.

Région	Autorité	Instructions
Espagne (sauf Catalogne/Pays basque)	SES.Hospedajes	Comment se connecter à SES.Hospedajes
Catalogne	Mossos d'Esquadra	Se connecter à Mossos
Pays basque	Ertzaintza	Se connecter à Ertzaintza
Portugal	SIBA	Comment se connecter à SEF/SIBA
Allemagne	AVS	Comment connecter votre logement à AVS
Italie	Alloggiati Web	Fonction d'enregistrement des clients en Italie Déclaration statistique en Italie

Une fois que vous avez vos identifiants, suivez cet article pour configurer votre fonction d'enregistrement en ligne.

Que se passe-t-il si votre connexion cesse de fonctionner ?

Si vous rencontrez des problèmes de connexion à votre autorité locale, veuillez vérifier les éléments suivants :

• Vérifiez que vos identifiants sont à jour et corrects
• Assurez-vous que votre compte auprès de l'autorité n'a pas expiré
• Vérifiez votre statut de connexion dans la section « Compte » de Holidu
• Si le problème persiste, contactez le support Holidu

Comment connecter Ricestat à votre compte Chekin.io ?

Pour les hôtes utilisant Ricestat, vous pouvez intégrer votre compte Chekin.io en suivant ces étapes :

• Accédez à vos paramètres de compte Ricestat
• Localisez la section des intégrations
• Sélectionnez Chekin.io comme fournisseur d'intégration
• Entrez vos identifiants Chekin.io
• Autorisez la connexion

Pour des instructions détaillées, consultez la documentation de Ricestat ou contactez leur support clientèle.

Dépannage : identifiants incorrects pour Ricestat

Si vous recevez une erreur d'authentification avec Ricestat, veuillez :

• Vérifier que vous avez entré les bons identifiants
• Réinitialiser votre mot de passe Ricestat si nécessaire
• Vous assurer que votre compte Ricestat est actif et à jour
• Vérifier que votre compte dispose des permissions nécessaires
• Contacter le support Ricestat si le problème persiste

Comment cela fonctionne pour vos clients ?

Une fois la configuration terminée, voici ce qui se passera :

1. Après la réservation, votre client reçoit un e-mail (ou un message) avec un lien vers un formulaire d'enregistrement en ligne sécurisé.
2. Le client remplit les détails pour tous les voyageurs, y compris la numérisation des documents (passeport ou pièce d'identité). Ceci doit être répété pour tous les voyageurs.
3. Les données sont ensuite soumises de manière sécurisée et stockées dans le système.
4. Si un client ne remplit pas le formulaire, des rappels automatiques sont envoyés. S'il ne se conforme toujours pas, vous pouvez remplir les données en son nom.

⏰ À 23h00 le jour de l'arrivée, les données du client sont automatiquement soumises à l'autorité compétente.

Comment télécharger votre registre des clients ?

1. Accédez à la fonction d'enregistrement en ligne.
2. À côté du logement pour lequel vous souhaitez le registre, cliquez sur « Détails ».

Foire aux questions

Pourquoi Holidu propose-t-elle cette fonction ?

La loi locale exige que les hôtes enregistrent tous les clients auprès des autorités locales. Cet outil automatise le processus, soutient la conformité légale et vous fait gagner du temps.

À quelles autorités puis-je me connecter ?

Cela dépend de votre région – connectez-vous à l'autorité spécifique pour votre pays et votre région.

L'enregistrement auprès des autorités est-il obligatoire ?

Oui.

Puis-je utiliser cette fonction pour tous les types de réservations ?

Seules les réservations créées par le biais de canaux pris en charge par Holidu sont éligibles. Les réservations manuelles et les importations basées sur iCal ne sont pas prises en charge.

Puis-je envoyer les données des clients des réservations précédentes ?

Non. Le formulaire en ligne n'est déclenché que pour les futures réservations. Les réservations effectuées avant l'activation de la connexion à la police ne sont pas couvertes. Vous devrez les enregistrer manuellement dans le portail de votre autorité.

Quelles données des clients sont collectées et envoyées ?

Les données personnelles (nom, date de naissance, nationalité, type/numéro de pièce d'identité, etc.). Seules les données minimales requises sont visibles pour l'hôte (nom, âge). Les données complètes sont envoyées de manière sécurisée aux autorités.

Aurais-je accès aux données des clients ?

Nous affichons uniquement les noms et l'âge des clients, ce qui sont les informations requises pour le registre des clients. Nous n'affichons pas d'informations supplémentaires comme les numéros de pièce d'identité.

Que se passe-t-il si les clients fournissent leurs informations puis annulent la réservation ?

Si le client annule sa réservation, les données ne seront pas envoyées aux autorités.

Vais-je recevoir une notification quand les clients fournissent leurs données ?

Nous n'envoyons pas de notifications. Cependant, vous pouvez voir si les clients ont fourni leurs données pour chacune de leurs réservations.

Les enfants doivent-ils être enregistrés ?

Oui, tous les clients doivent être enregistrés quel que soit leur âge. Pour les mineurs espagnols de moins de 14 ans, la pièce d'identité et la signature ne sont pas requises, mais la relation de la personne responsable doit être enregistrée.

Que se passe-t-il si les clients ne complètent pas le formulaire ?

Ils recevront un rappel automatique 5 jours avant l'arrivée. S'il demeure incomplet, vous pouvez :

• Remplir manuellement le formulaire en présence du client
• Renvoyer le lien

Les données doivent être soumises avant 23h00 le jour de l'arrivée pour bénéficier de la connexion automatisée.

Puis-je remplir le formulaire pour mes clients ?

Oui, directement à partir de l'écran des détails de la réservation. Vous pouvez également numériser leur pièce d'identité ou entrer les données manuellement lors de l'enregistrement.

Puis-je modifier les données après la soumission ?