Un invité demande une facture, que dois-je faire ?

Si un invité vous demande une facture ou un reçu, vous êtes en tant qu'hôte responsable de la fourniture de ce document.

Holidu ne peut pas émettre de factures aux invités car nous ne sommes pas le prestataire légal de l'hébergement. Nous fournissons uniquement des factures de commission à vous (l'hôte ou le gestionnaire de propriété).

Pourquoi dois-je émettre une facture ?

Holidu facilite le paiement entre l'invité et vous, l'hôte.

Nous déduisons notre commission avant votre versement, mais légalement, vous restez le prestataire de services — et donc responsable de l'émission de factures ou de reçus à vos invités.

Points importants :

• Les factures doivent refléter le montant total payé par l'invité.
• Émettez les factures uniquement après le départ de l'invité.
• Les règles fiscales locales peuvent différer — veuillez consulter un conseiller fiscal si vous avez des doutes.

Suis-je légalement tenu d'émettre des factures ?

Oui. Les hôtes sont légalement tenus de fournir aux invités une facture ou un reçu pour leur séjour.

Holidu facilite uniquement le paiement et n'est pas le prestataire légal de l'hébergement, ce qui signifie que vous, en tant qu'hôte ou gestionnaire de propriété, restez pleinement responsable de la facturation.

Pour les hôtes professionnels opérant avec un numéro de TVA valide, l'émission d'une facture à la fin de chaque séjour est obligatoire, que l'invité la demande spécifiquement ou non. Cela soutient le respect de la conformité aux réglementations fiscales et comptables locales.

Remarque pour les propriétés situées aux Îles Canaries :

Les Îles Canaries n'appliquent pas la TVA espagnole continentale (IVA). À la place, l'impôt indirect local IGIC s'applique. Les factures émises pour les propriétés situées aux Îles Canaries ne doivent pas inclure l'IVA mais doivent suivre les règles IGIC.

Qu'est-ce que l'outil de facturation pour invités ?

Pour faciliter les choses, Holidu propose l'outil de facturation pour invités, disponible dans votre compte hôte. L'outil aide les hôtes à créer des factures juridiquement conformes directement via leur compte Holidu.

Caractéristiques principales

• Création de factures en libre-service : Générez, modifiez et émettez des factures pour chaque réservation confirmée.
• Conforme légalement : Soutient la conformité aux règles fiscales locales et de l'UE.
• Flux de travail flexible : Commencez par un brouillon, vérifiez les détails et émettez quand vous êtes prêt.
• Services supplémentaires : Créez des factures supplémentaires pour les services additionnels comme les repas, les transferts ou les vélos électriques.

Veuillez noter qu'une fois qu'une facture est émise, elle ne peut pas être modifiée ou amendée. Si vous avez des doutes, choisissez « Enregistrer et fermer » pour la conserver en tant que brouillon. Une fois que vous sélectionnez « Enregistrer et émettre », elle devient définitive et immodifiable.

Pour corriger une erreur, vous devez annuler la facture et en émettre une nouvelle.

Où trouver l'outil de facturation pour invités

Il y a deux façons d'y accéder :

Option 1 :

1. Connectez-vous à votre compte Holidu. Si vous gérez plusieurs propriétés, sélectionnez celle associée à la réservation.
2. Allez à l'onglet « Finances » sur le côté gauche.
3. Puis sélectionnez Factures pour invités.

Option 2 :

1. Connectez-vous à votre compte Holidu. Si vous gérez plusieurs propriétés, sélectionnez celle associée à la réservation.
2. Allez à l'onglet « Réservation » sur le côté gauche. Puis sélectionnez la réservation pour laquelle vous souhaitez créer une facture.
3. Sous Mes revenus, cliquez sur Créer une facture pour vos invités.

Comment configurer vos paramètres de facturation pour invités

Pour vous assurer que vos factures sont professionnelles et conformes aux exigences fiscales locales, vous pouvez personnaliser vos détails et préférences d'affichage dans la section Paramètres de votre tableau de bord.

Mettez à jour votre profil d'hôte et d'entreprise

Assurez-vous que vos informations de contact et légales sont exactes, car elles sont utilisées pour vous identifier sur la facture.

• Détails de l'hôte : Vérifiez que votre nom, e-mail et nom d'entreprise sont corrects.
• Adresse : C'est votre adresse légale d'entreprise ou votre adresse de résidence principale. Cliquez sur Modifier pour mettre à jour votre nom de rue, code postal et ville.

Personnalisez les paramètres d'affichage de la facture

Vous pouvez contrôler exactement quelles informations vos invités voient sur leurs factures en basculant les options suivantes dans les Paramètres de facturation :

• Afficher la TVA : Activez cette option si vous êtes une entreprise enregistrée et devez afficher la TVA sur les factures.
• Détails du pied de page : Vous pouvez choisir d'afficher ou de masquer votre numéro de TVA, numéro d'identification fiscale personnel ou IBAN dans le pied de page du document.
• Texte du pied de page légal : Utilisez la zone de texte pour ajouter un "texte par défaut" personnalisé pour votre pied de page légal (par exemple, un message de remerciement ou une clause d'exonération légale spécifique requise par votre région).

Étape par étape : créer la facture

Étape 1 : Sélectionnez les détails de la réservation

Choisissez l'ID de réservation pertinent et la langue préférée (français ou anglais).

Étape 2 : Ajoutez les informations d'invité

Entrez l'adresse de facturation de l'invité et le numéro de TVA (si applicable).

Étape 3 : Vérifiez et personnalisez

Le système affichera automatiquement les détails de la réservation tels que les dates, le nom de la propriété et le montant total. Vous pouvez également ajouter un message personnalisé sous le Pied de page légal. Le message ajouté dans le pied de page légal s'affichera sur la facture.

Étape 4 : Finalisez la facture

• Annuler : Abandonnez le brouillon.
• Enregistrer et fermer : Gardez-le en tant que brouillon pour des modifications ultérieures.
• Enregistrer et émettre : Finalisez la facture. Une fois émise, elle ne peut pas être modifiée.

Étape 5 : Téléchargez et envoyez

La facture émise peut être téléchargée en PDF et envoyée manuellement à votre invité.

Automatisez votre flux de travail

Sous Paramètres automatiques de numérotation de facture, vous pouvez choisir de :

• Activer la génération automatique : Activez cette option pour que le système attribue automatiquement un numéro unique à chaque nouvelle facture, vous économisant du travail de suivi manuel.

Facturation pour services supplémentaires

Pour facturer des services supplémentaires au-delà du séjour de l'invité, commencez d'abord par créer la Facture pour séjour, puis générez une Facture supplémentaire séparée pour les services additionnels.

Numéro d'identification fiscale personnel pour les hôtes allemands

Pour les hôtes en Allemagne, le numéro d'identification fiscale personnel (SteuerID/IdNr.) ne doit pas être affiché (cette information ne sera pas automatiquement transférée à toutes les factures, mais le champ sera vide). Le numéro correct à utiliser à la place est le Numéro fiscal (Steuernummer).

Voici comment configurer le numéro fiscal (Steuernummer) pour que toutes les factures l'incluent :

1. Allez à Paramètres sous Factures dans l'outil de facturation pour invités.
2. Localisez le champ Numéro fiscal (Steuernummer).
3. Cliquez sur Modifier.
4. Entrez manuellement le numéro fiscal (Steuernummer) valide.
5. Enregistrez les paramètres.

Une fois enregistré, ce numéro apparaîtra par défaut sur le formulaire de facture.

Remarques importantes

• Émettez toujours des factures pour le montant total payé par l'invité.
• Émettez uniquement après le départ.
• La commission de Holidu est déduite avant le versement, mais doit quand même apparaître dans le montant total.
• Si une réservation est annulée, les invités peuvent demander une facture d'annulation.
• Holidu fournit l'outil, mais vous restez l'émetteur officiel de toutes les factures.

Utiliser l'outil de facturation pour invités en tant qu'hôte privé

Vous n'avez pas besoin d'être une entreprise enregistrée pour utiliser l'outil de facturation pour invités. Si vous louez votre propriété en tant qu'hôte privé, l'outil est également disponible pour vous — et il peut faciliter considérablement la création de factures ou de reçus pour vos invités.

Ce qu'il faut garder à l'esprit en tant qu'hôte privé

• L'outil est optionnel. Il n'y a aucune obligation d'utiliser l'outil de facturation pour invités. C'est simplement là pour vous soutenir chaque fois que vous avez besoin ou