Un invité demande une facture, que dois-je faire ?

Si un invité vous demande une facture ou un reçu, vous êtes responsable de la fourniture en tant qu'hôte.

Holidu ne peut pas émettre de factures aux invités car nous ne sommes pas le prestataire légal de l'hébergement. Nous fournissons uniquement des factures de commission à vous (l'hôte ou le gestionnaire de propriété).

Pourquoi dois-je émettre une facture ?

Holidu facilite le paiement entre l'invité et vous, l'hôte. Nous déduisons notre commission avant votre versement, mais légalement vous restez le prestataire de services — et par conséquent responsable de l'émission de factures ou de reçus à vos invités.

Points importants :

• Les factures doivent refléter le montant total payé par l'invité.
• Émettez les factures uniquement après la sortie de l'invité.
• Les règles fiscales locales peuvent différer — veuillez consulter votre conseiller fiscal si vous avez des doutes.

Suis-je légalement obligé d'émettre des factures ?

Oui. Dans la plupart des pays, vous l'êtes. Holidu facilite uniquement le paiement — la facturation est votre responsabilité.

Les hôtes professionnels opérant avec un numéro de TVA valide doivent émettre une facture à la fin de chaque séjour, que l'invité la demande spécifiquement ou non. Cela soutient la conformité avec les réglementations fiscales et comptables locales.

Outil de facturation des invités : guide complet

Qu'est-ce que l'outil de facturation des invités ?

Pour simplifier les choses, Holidu fournit l'Outil de facturation des invités, disponible dans votre compte hôte. L'outil aide les hôtes à créer des factures conformes à la législation directement via leur compte Holidu.

Fonctionnalités clés :

• Création de factures en libre-service : Générez, modifiez et émettez des factures pour chaque réservation confirmée.
• Conforme à la législation : Supporte la conformité avec les règles fiscales locales et de l'UE.
• Flux de travail flexible : Commencez par un brouillon, vérifiez les détails et émettez quand vous êtes prêt.
• Services supplémentaires : Créez des factures supplémentaires pour les modules complémentaires comme les repas, les transferts ou les vélos électriques.

Veuillez noter qu'une fois une facture émise, elle ne peut pas être modifiée ou rectifiée. Si vous avez des doutes, choisissez « Enregistrer et fermer » pour la conserver comme brouillon. Une fois que vous sélectionnez « Enregistrer et émettre », elle devient définitive et inchangeable.

Pour corriger une erreur, vous devez annuler la facture et en émettre une nouvelle.

Où trouver l'outil de facturation des invités

Il existe deux façons d'y accéder :

Option 1 :

1. Connectez-vous à votre compte Holidu. Si vous gérez plusieurs propriétés, sélectionnez celle associée à la réservation.
2. Accédez à l'onglet « Financier » sur le côté gauche.
3. Puis sélectionnez Factures des invités.

Option 2 :

1. Connectez-vous à votre compte Holidu. Si vous gérez plusieurs propriétés, sélectionnez celle associée à la réservation.
2. Accédez à l'onglet Réservation sur le côté gauche. Puis sélectionnez la réservation pour laquelle vous souhaitez créer une facture.
3. Sous Mes revenus, cliquez sur Créer une facture pour vos invités.

Comment configurer vos paramètres de facturation des invités

Pour vous assurer que vos factures sont professionnelles et conformes aux exigences fiscales locales, vous pouvez personnaliser vos coordonnées et vos préférences d'affichage dans la section Paramètres de votre tableau de bord.

Mettez à jour votre profil d'hôte et d'entreprise

Assurez-vous que vos coordonnées et informations juridiques sont exactes, car elles sont utilisées pour vous identifier sur la facture.

• Coordonnées de l'hôte : Vérifiez que votre nom, e-mail et nom de l'entreprise sont corrects.
• Adresse : Il s'agit de votre adresse commerciale légale ou de votre adresse résidentielle principale. Cliquez sur Modifier pour mettre à jour le nom de la rue, le code postal et la ville.

Personnalisez les paramètres d'affichage des factures

Vous pouvez contrôler exactement quelles informations vos invités voient sur leurs factures en basculant les options suivantes dans les paramètres de facturation :

• Afficher la TVA : Activez cette option si vous êtes une entreprise enregistrée et devez afficher la TVA sur les factures.
• Détails du pied de page : Vous pouvez choisir d'afficher ou de masquer votre numéro de TVA, identifiant fiscal personnel ou IBAN dans le pied de page du document.
• Texte de pied de page légal : Utilisez la zone de texte pour ajouter un « texte par défaut » personnalisé pour votre pied de page légal (par exemple, un message de remerciement ou une clause légale spécifique requise par votre région).

Guide étape par étape : créer la facture

Étape 1 : Sélectionner les détails de la réservation

Choisissez l'identifiant de réservation pertinent et la langue préférée (français ou anglais).

Étape 2 : Ajouter les informations de l'invité

Entrez l'adresse de facturation de l'invité et le numéro de TVA (le cas échéant).

Étape 3 : Examiner et personnaliser

Le système affichera automatiquement les détails de la réservation tels que les dates, le nom de la propriété et le montant total. Vous pouvez également ajouter un message personnalisé sous le Pied de page légal. Le message ajouté dans le pied de page légal s'affichera sur la facture.

Étape 4 : Finaliser la facture

• Annuler : Abandonnez le brouillon.
• Enregistrer et fermer : Conservez-le comme brouillon pour des modifications ultérieures.
• Enregistrer et émettre : Finalisez la facture. Une fois émise, elle ne peut pas être modifiée.

Étape 5 : Télécharger et envoyer

La facture émise peut être téléchargée au format PDF et envoyée manuellement à votre invité.

Automatisez votre flux de travail

Sous Paramètres de numérotation automatique des factures, vous pouvez choisir de :

• Activer la génération automatique : Activez cette option pour que le système attribue automatiquement un numéro unique à chaque nouvelle facture, ce qui vous permet d'économiser du temps sur la tenue des dossiers manuels.

Facturation des services supplémentaires

Pour facturer des services supplémentaires au-delà du séjour de l'invité, créez d'abord la Facture de séjour, puis générez une Facture supplémentaire distincte pour les suppléments.

Rappels importants

• Émettez toujours des factures pour le montant total payé par l'invité.
• N'émettez que après la sortie.
• La commission de Holidu est déduite avant le versement, mais doit toujours figurer dans le montant total.
• Si une réservation est annulée, les invités peuvent demander une facture d'annulation.
• Holidu fournit l'outil, mais vous restez l'émetteur officiel de toutes les factures.

Questions fréquemment posées

Q : Suis-je légalement obligé d'émettre des factures ?

R : Oui. Dans la plupart des pays, vous l'êtes. Holidu ne fait que collecter le paiement — la facturation est votre responsabilité.

Q : Puis-je inclure des suppléments comme la nourriture ou les vélos électriques ?

R : Oui. Utilisez l'option « Facture supplémentaire ».

Q : Que faire si je fais une erreur ?

R : Vous pouvez annuler la facture et en émettre une nouvelle. Une fois émise, elle ne peut pas être modifiée.

Q : Quand puis-je émettre une facture ?

R : Les factures sont disponibles après la sortie de l'invité.

Q : Holidu émettra-t-elle les factures à ma place ?

R : Non. Holidu fournit l'outil, mais vous êtes responsable de l'émission des factures à vos invités.