Un invité demande une facture, que dois-je faire ?

Si un invité demande une facture ou un reçu, vous en tant qu'hôte êtes responsable de la fourniture.

Holidu ne peut pas émettre de factures aux invités car nous ne sommes pas le prestataire juridique du logement. Nous fournissons uniquement des factures de commission à vous (l'hôte ou le gestionnaire de propriété).

Pourquoi dois-je émettre une facture ?

Holidu facilite le paiement entre l'invité et vous, l'hôte.

Nous déduisons notre commission avant votre paiement, mais légalement vous restez le prestataire de services — et donc responsable de l'émission de factures ou de reçus à vos invités.

Important :

• Les factures doivent refléter le montant total payé par l'invité.
• Émettez les factures uniquement à partir du jour du départ de l'invité. Vous pouvez préparer le brouillon à tout moment auparavant.
• Les règles fiscales locales peuvent différer — veuillez consulter votre conseiller fiscal si vous avez des doutes.

Suis-je légalement tenu d'émettre des factures ?

Oui. Les hôtes sont légalement tenus de fournir aux invités une facture ou un reçu pour leur séjour.

Holidu facilite uniquement le paiement et n'est pas le prestataire juridique du logement, ce qui signifie que vous en tant qu'hôte ou gestionnaire de propriété restez entièrement responsable de la facturation.

Pour les hôtes professionnels opérant avec un numéro de TVA valide, l'émission d'une facture à la fin de chaque séjour est obligatoire, que l'invité la demande spécifiquement ou non. Cela soutient la conformité avec les réglementations fiscales et comptables locales.

Note pour les propriétés situées aux Îles Canaries :
Les Îles Canaries n'appliquent pas la TVA espagnole continentale (IVA). À la place, la taxe indirecte locale IGIC s'applique. Les factures émises pour les propriétés situées aux Îles Canaries ne doivent pas inclure l'IVA mais doivent respecter les règles IGIC.

Qu'est-ce que l'outil de facturation pour les invités ?

Pour faciliter les choses, Holidu fournit l'outil de facturation pour invités, disponible dans votre compte hôte. L'outil aide les hôtes à créer des factures légalement conformes directement via leur compte Holidu.

Fonctionnalités principales

• Création de factures en libre-service : Générez, modifiez et émettez des factures pour chaque réservation confirmée.
• Légalement conforme : Soutient la conformité avec les règles fiscales locales et européennes.
• Flux de travail flexible : Commencez par un brouillon, examinez les détails et émettez quand vous êtes prêt.
• Services supplémentaires : Créez des factures supplémentaires pour les services supplémentaires comme les repas, les transferts ou les vélos électriques.

Veuillez noter que une fois une facture émise, elle ne peut pas être modifiée ou amendée. Si vous êtes incertain, choisissez « Enregistrer et fermer » pour la garder en brouillon. Une fois que vous sélectionnez « Enregistrer et émettre », elle devient définitive et immuable.

Pour corriger une erreur, vous devez annuler la facture et en émettre une nouvelle.

Où trouver l'outil de facturation pour les invités

Il y a deux façons d'y accéder :

Option 1 :

1. Connectez-vous à votre compte Holidu. Si vous gérez plusieurs propriétés, sélectionnez celle associée à la réservation.
2. Allez à l'onglet « Finances » sur le côté gauche.
3. Puis sélectionnez Factures invités.

Option 2 :

1. Connectez-vous à votre compte Holidu. Si vous gérez plusieurs propriétés, sélectionnez celle associée à la réservation.
2. Allez à l'onglet Réservation sur le côté gauche. Puis sélectionnez la réservation pour laquelle vous souhaitez créer une facture.
3. Sous Mes revenus, cliquez sur Créer une facture pour vos invités.

Comment configurer vos paramètres de facturation pour les invités

Pour vous assurer que vos factures sont professionnelles et conformes aux exigences fiscales locales, vous pouvez personnaliser vos détails et préférences d'affichage dans la section Paramètres de votre tableau de bord.

Mettre à jour votre profil d'hôte et d'entreprise

Assurez-vous que vos informations de contact et juridiques sont exactes, car elles sont utilisées pour vous identifier sur la facture.

• Détails d'hôte : Vérifiez que votre nom, email et nom d'entreprise sont corrects.
• Adresse : Il s'agit de votre adresse commerciale juridique ou de votre adresse de résidence principale. Cliquez sur Modifier pour mettre à jour votre nom de rue, code postal et ville.

Personnalisez les paramètres d'affichage des factures

Vous pouvez contrôler exactement quelles informations vos invités voient sur leurs factures en basculant les options suivantes dans Paramètres de facture :

• Afficher la TVA : Activez cette option si vous êtes une entreprise enregistrée et devez afficher la TVA sur les factures.
• Détails du pied de page : Vous pouvez choisir d'afficher ou de masquer votre numéro de TVA, numéro d'identification fiscale personnelle ou IBAN dans le pied de page du document.
• Texte du pied de page juridique : Utilisez la zone de texte pour ajouter un « message par défaut » personnalisé pour votre pied de page juridique (par exemple, un message de remerciement ou un avertissement juridique spécifique requis par votre région).

Choisissez quelle entreprise émet la facture

Si vous gérez des propriétés sous plus d'une entreprise — par exemple, en tant que propriétaire, ou si une entreprise gère la propriété en votre nom — vous pouvez maintenant contrôler laquelle est utilisée pour chaque facture.

Cela s'applique à vous si :

• Vous êtes propriétaire de la propriété directement et vous facturez également via une entreprise distincte que vous dirigez, ou
• Une entreprise de gestion gère la propriété en votre nom, et vous ou cette entreprise avez besoin d'émettre la facture

Quelle entreprise est utilisée dépend de la réservation — nous sélectionnons automatiquement celle qui s'applique à cette réservation spécifique. Si ce n'est pas correct, ou si vous souhaitez facturer en tant qu'entreprise différente, vous pouvez le modifier avant d'émettre.

Où le gérer : Paramètres > Factures. Vous verrez votre profil par défaut ainsi que tous ceux que vous avez créés vous-même. Vous pouvez ajouter, renommer, modifier ou supprimer un profil à tout moment.

Vous avez apporté des modifications manuellement ? Si vous modifiez les détails de la facture et qu'ils ne correspondent pas à un profil enregistré, nous vous demandons si vous souhaitez les enregistrer comme nouveau — afin que vous n'ayez pas à les retaper la prochaine fois.

Numéros de facture : chaque profil conserve son propre décompte et vous avertit avant un doublon, afin que vos numéros restent clairs peu importe l'entreprise pour laquelle vous facturez.

Créer la facture étape par étape

Étape 1 : Sélectionnez les détails de la réservation

Choisissez l'ID de réservation pertinent et la langue préférée. Choisissez l'émetteur — nous le sélectionnons automatiquement, mais vous pouvez le modifier ici.

Étape 2 : Ajoutez les informations du client

Entrez l'adresse de facturation de l'invité et son numéro de TVA (le cas échéant).

Étape 3 : Examinez et personnalisez

Le système affichera automatiquement les détails de la réservation tels que les dates, le nom de la propriété et le montant total. Vous pouvez également ajouter un message personnalisé sous le Pied de page juridique. Le message ajouté dans le pied de page juridique s'affichera sur la facture.

Étape 4 : Finalisez la facture

• Annuler : Quittez le formulaire sans enregistrer vos dernières modifications. Le brouillon reste dans votre liste.
• Enregistrer et fermer : Gardez en brouillon pour les modifications ultérieures.
• Enregistrer et émettre : Finalisez la facture. Une fois émise, elle ne peut pas être modifiée.

Étape 5 : Livraison

Une fois émise, la facture est automatiquement envoyée par e-mail à votre invité, avec le PDF en pièce jointe. Vous pouvez également télécharger le PDF depuis l'outil à tout moment, par exemple si l'invité la demande à nouveau.

Automatisez votre flux de travail

Sous Paramètres de numéro de facture automatique, vous pouvez choisir de :

• Activer la génération automatique : Activez cette option pour que le système attribue automatiquement un numéro unique à chaque nouvelle facture, ce qui vous économise du temps de tenue de registres manuel.

Facturation pour les services supplémentaires

Pour facturer des services supplémentaires au-delà du séjour de l'invité, créez d'abord la facture de séjour, puis générez une facture supplémentaire séparée pour les extras.

Numéro d'identification fiscale personnelle pour les hôtes allemands

Pour les hôtes en Allemagne, le numéro d'identification fiscale personnelle (SteuerID/IdNr.) ne doit pas être affiché (cette information ne sera pas automatiquement transférée à toutes les factures, mais le champ sera