Un invité demande une facture, que dois-je faire ?

Si un voyageur demande une facture ou un reçu, vous en tant que propriétaire êtes responsable de la fournir.

Holidu ne peut pas émettre de factures aux voyageurs, car nous ne sommes pas le propriétaire légal ou le prestataire de services de l'hébergement. Nous fournissons uniquement des factures de commission à vous (le propriétaire ou le gestionnaire de la propriété).

Pourquoi dois-je émettre une facture ?

Holidu facilite le paiement entre le voyageur et vous, le propriétaire.

Nous déduisons notre commission avant votre paiement, mais légalement, vous restez le prestataire de services, et donc responsable de l’émission des factures ou reçus à vos voyageurs.

Important :

• Les factures doivent refléter le montant total payé par le voyageur (avant la commission Holidu).
• N’émettez des factures qu’après le départ du voyageur.
• Les règles fiscales locales peuvent différer, veuillez consulter votre conseiller fiscal si vous avez un doute.

Suis-je légalement tenu d’émettre des factures ?

Dans la plupart des pays, les hôtes sont légalement tenus de fournir aux voyageurs une facture ou un reçu pour leur séjour sur demande.

Holidu agit uniquement en tant qu’intermédiaire de paiement et n’est pas le fournisseur légal de l’hébergement. Pour cette raison, l’hôte ou le gestionnaire de l’établissement reste entièrement responsable de l’émission des factures ou reçus aux voyageurs.

Par conséquent, si un voyageur demande une facture ou un reçu, l’hôte a l'obligation de le fournir conformément à la réglementation locale.

Qu’est-ce que l’outil de facturation invité ?

Pour simplifier, Holidu fournit l'Outil de Facturation Invité, disponible dans votre compte de propriétaire. Cet outil permet aux propriétaire de créer facilement des factures conformes à la législation directement via leur compte Holidu.

 Fonctionnalités clés

• Création d’une facture en libre-service : Générer, modifier et émettre des factures pour chaque réservation confirmée.
• Conforme à la législation : L’outil supporte la conformité avec les règles fiscales locales et européennes.
• Flux de travail flexible : Commencez par un brouillon, vérifiez les détails, et émettez quand vous êtes prêt.
• Services supplémentaires : Créez des factures additionnelles pour des options comme repas, transferts ou vélos électriques.

Notez qu’une fois une facture émise, elle ne peut plus être modifiée ou corrigée. Si vous avez un doute, choisissez “Sauvegarder et Fermer” pour la garder en brouillon. En sélectionnant “Sauvegarder et Émettre”, elle devient définitive et non modifiable.

Pour corriger une erreur, vous devez annuler la facture et en émettre une nouvelle.

Où trouver l’outil de Facturation invité ?

Il y a deux façons d’y accéder :

Option 1 :

1. Connectez-vous à votre compte Holidu. Si vous gérez plusieurs propriétés, sélectionnez celle associée à la réservation.
2. Allez dans Plus (coin supérieur droit).

1. Puis sélectionnez Factures invité.

Option 2 :

1. Connectez-vous à votre compte Holidu. Si vous gérez plusieurs propriétés, sélectionnez celle associée à la réservation.
2. Allez dans la section Réservation sur le côté gauche de l’écran. Ensuite, sélectionnez la réservation pour laquelle vous souhaitez faire une facture.
3. Sous Mes gains, cliquez sur Créez une facture pour vos invités.

Comment créer une facture ?

Lors de la création d’une facture, elle apparaîtra d’abord en tant que brouillon, vous laissant toute liberté pour vérifier et modifier les détails avant de la finaliser. À cette étape, vous pouvez ajouter des services supplémentaires, mettre à jour les informations ou supprimer le brouillon si ce n’est plus nécessaire.

Une nouvelle fenêtre s’ouvrira, affichant à gauche les factures et les paramètres.

Sous paramètres, vous pouvez ajouter des informations standardisées si vous le souhaitez. Les informations ajoutées seront affichées dans toutes les factures générées.

Voici la procédure étape par étape pour créer la facture :

1. Sélectionner les détails de la réservation :
   Choisissez l’ID de réservation pertinent et la langue préférée (anglais ou allemand).

1. Ajouter les informations du voyageur :
   Entrez l’adresse de facturation du voyageur et le numéro de TVA (si applicable).
    
2. Vérifier et personnaliser : Le système affichera automatiquement les détails de la réservation tels que les dates, le nom de la propriété et le montant total. 
   Vous pouvez également ajouter un message personnalisé dans le Pied juridique. Le message ajouté dans le Pied juridique apparaîtra sur la facture.
   
    

1. Finaliser la facture :
   • Annuler : Supprimer le brouillon.
   • Sauvegarder et Fermer : Garder en tant que brouillon pour des modifications ultérieures.
   • Sauvegarder et Émettre : Finaliser la facture. Une fois émise, elle ne peut plus être modifiée.
      
2. Télécharger et envoyer :
   La facture émise peut être téléchargée en PDF et envoyée manuellement à votre voyageur.

Facturation des extras

Pour facturer des services supplémentaires au-delà du séjour du voyageur, créez d’abord la Facture de séjour, puis générez une Facture supplémentaire séparée pour les extras.

Rappels importants

•  Toujours émettre des factures pour le montant total payé par le voyageur.
•  N’émettez qu’après le départ.
•  La commission Holidu est déduite avant le paiement, mais doit toujours apparaître dans le montant total.
•  Si une réservation est annulée, les voyageurs peuvent demander une facture d’annulation.
•  Holidu fournit l’outil, mais vous restez l’émetteur officiel de toutes les factures.

FAQ

Q : Suis-je légalement obligé d’émettre des factures ?
R : Oui. Dans la plupart des pays, c’est obligatoire. Holidu ne fait que collecter le paiement; l’émission des factures reste de votre responsabilité et doit être effectuée à la demande du client.

Q : Puis-je inclure des extras comme la nourriture ou les vélos électriques ?
R : Oui ! Utilisez l’option “Facture supplémentaire”.

Q : Que faire si je fais une erreur ?
R : Vous pouvez annuler la facture et en créer une nouvelle. Une fois émise, elle ne peut plus être modifiée.