FAQ – Fonction d’enregistrement des voyageurs

Transfert Automatisé des Données des Voyageurs / Enregistrement en Ligne

Gérer des obligations légales comme l'enregistrement des invités peut sembler accablant — mais Holidu facilite la tâche. Ce guide explique pourquoi l'enregistrement est important, comment Holidu vous aide à automatiser le processus, et fournit des instructions pas à pas pour configurer votre compte et la connexion à l'autorité locale.

1. Pourquoi devez-vous faire cela ?

Dans de nombreux pays (comme l'Espagne, l'Italie, le Portugal et l'Allemagne), les hôtes sont légalement tenus de collecter et soumettre les informations des invités aux autorités locales peu après l'enregistrement. Cette réglementation contribue à assurer la sécurité, la traçabilité et la conformité aux lois locales.
Si vous hébergez en Espagne, le Décret Royal 933/2021 impose de signaler chaque séjour via un portail dédié de votre gouvernement local, par exemple SES.Hospedajes.
Ne pas se conformer à ces règles peut entraîner des pénalités ou amendes. C'est pourquoi il est crucial d'avoir un système fiable en place.

2. Quels sont les avantages du transfert automatique ?

La fonctionnalité Enregistrement en Ligne dans votre compte Holidu automatise ce processus en envoyant à vos voyageurs un formulaire sur lequel ils peuvent fournir les données nécessaires. Une fois configuré, Holidu gère la collecte et le transfert des données — plus besoin de saisies manuelles dans les systèmes gouvernementaux.

Vos principaux avantages :

✅ Conformité légale avec un minimum d'effort
✅ Transfert automatique des données des invités à l'autorité compétente
✅ Carnet d'invités numérique que vous pouvez télécharger à tout moment pour les inspections
✅ Rappels intégrés et communication avec les invités
✅ 100 % gratuit pour les hôtes de Holidu
✅ Gestion sécurisée et conforme à la confidentialité des données sensibles des invités

3. Comment le configurer ?

3.1 Enregistrement auprès du portail gouvernemental compétent

Avant d'activer la fonctionnalité dans Holidu, vous devez enregistrer votre hébergement auprès de l'autorité locale pertinente. En Espagne, il y a trois options :

Région	Autorité	Lignes directrices
Espagne (sauf Catalogne/Pays Basque)	SES.Hospedajes	Comment se connecter à SES.Hospedajes
Catalogne	Mossos d'Esquadra	Comment se connecter aux Mossos
Pays Basque	Ertzaintza	Comment se connecter à Ertzaintza

🛠️ Chaque autorité exige un certificat numérique, un accès Cl@ve ou des identifiants équivalents. Veuillez noter que cela est obligatoire pour continuer avec les étapes suivantes. Une fois inscrit, vous recevrez un nom d'utilisateur, un mot de passe, et dans certains cas un code de loueur ou d'hébergement — que vous entrerez dans votre compte Holidu pour établir la connexion.

Avec le Décret Royal 933/2021, il est obligatoire pour les propriétaires de déclarer leurs données à SES.Hospedajes (excepté pour le Pays Basque et la Catalogne). Les connexions précédentes avec la Guardia Civil ou la Policía Nacional ne sont plus valides. Veuillez créer un compte avec SES.Hospedajes et mettre à jour les informations dans votre compte Holidu. Utilisez les liens ci-dessus pour des directives sur la façon de s'inscrire.

3.2 Comment connecter mon compte Holidu et le compte de l'autorité ?

Si vous utilisez l'application mobile, assurez-vous d'avoir la dernière version de l'application.

Connectez-vous à Holidu et allez dans la section “Compte”. Cliquez sur le bouton “Configurer” dans la section “Enregistrement en ligne des invités”
Vous verrez ici votre liste de propriétés. Cliquez sur le bouton “Configurer” à côté de la propriété que vous souhaitez connecter à la police ou à l'autorité.
Remplissez le formulaire, cliquez sur “Activer l'envoi automatique à la police”, sélectionnez la bonne autorité (SES.Hospedajes, Mossos d’Esquadra ou Ertzaintza), et entrez votre nom d'utilisateur et mot de passe. N'utilisez pas vos identifiants Holidu ici, mais les identifiants de connexion que vous avez reçus de votre autorité. Si vous êtes avec SES.Hospedajes, vous devrez également fournir le code d'hébergement et le code de loueur — vous pouvez les trouver dans votre compte SES.Hospedajes et vous les recevrez également par email. Cliquez sur “Valider”.
Une fois activé avec succès, cliquez sur “Enregistrer les modifications” à la fin du formulaire.
Si aucun message d'erreur n'apparaît, cela signifie que votre propriété est maintenant connectée à votre autorité compétente. Pour éviter les erreurs, assurez-vous :
1. d'utiliser le bon code fiscal du propriétaire. C'est soit votre numéro d'identité, soit le NIE si vous n'êtes pas espagnol
2. d'entrer votre numéro d'identité complète ou NIE, y compris tous les zéros
3. d'utiliser les identifiants de connexion que vous avez reçus de votre autorité locale et non ceux de votre compte Holidu
Vous pouvez maintenant fermer le formulaire et voir que la connexion est active.

*Si votre propriété est située en Catalogne ou au Pays Basque, sélectionnez respectivement Mossos d'Esquadra ou Ertzaintza.

4. Comment ça fonctionne ?

Une fois la configuration terminée, le système fonctionne automatiquement. Voici à quoi vous attendre :

4.1 Processus pour le voyageur

Après la réservation, votre voyageur reçoit un email (ou dans le cas d'Airbnb, un message) avec un lien vers un formulaire d'enregistrement en ligne sécurisé.
Le voyageur remplit les détails pour tous les voyageurs, incluant la numérisation de documents (passeport ou carte d'identité)

Il peut soit remplir manuellement les données, soit importer automatiquement tous les champs en téléchargeant un document d'identification. Ce processus doit être répété pour chaque personne voyageant avec lui.

Les données sont ensuite soumises de manière sécurisée et stockées dans le système.
Si un voyageur ne remplit pas le formulaire, des rappels supplémentaires seront envoyés pour lui rappeler ses obligations. En cas de non-conformité, vous avez toujours la possibilité de remplir les données pour eux.

⏰ À 23:00 le jour de l'arrivée, les données du voyageur sont automatiquement soumises à l'autorité compétente.

4.2 Statut dans votre outil

Dans les détails de réservation, nous affichons le statut de chaque réservation comme suit :

Commencé, mais données manquantes	Ici, vous voyez si vos voyageurs ont déjà commencé le processus. Tant qu'il n'est pas terminé pour chaque personne voyageant avec eux, le statut sera affiché comme incomplet.
Données de voyageur complètes mais pas encore transférées (car la date d'enregistrement est dans le futur)
Données de voyageur transférées avec succès à l'autorité
Erreur lors du rapport des données	Si une erreur survient avec le transfert de données, vous verrez ce message. Nous donnons ci-dessous quelques conseils sur la façon de résoudre cela vous-même.

4.3 Dépannage

Problème	Que faire
⚠️ Données incomplètes ou manquantes	Rappelez aux voyageurs ou remplissez manuellement le formulaire via l'affichage des détails de réservation. 5 jours avant l'enregistrement, vos voyageurs recevront un rappel automatique avec un lien vers le formulaire d'enregistrement
❌ Erreur lors du transfert de données	Veuillez vérifier que les identifiants que vous avez ajoutés dans votre compte Holidu sont corrects. N'utilisez pas les identifiants de connexion pour votre compte Holidu, mais ceux que vous utilisez pour SES.Hospedajes.

Si vous avez déjà vérifié et que les erreurs persistent, contactez notre support et nous vous aiderons à résoudre le problème.

4.4 Comment puis-je télécharger mon livre des voyageurs ?

Allez sur la fonctionnalité d'enregistrement en ligne
À côté de la propriété pour laquelle vous souhaitez le carnet d'invités, cliquez sur “Détails”
Dans la zone supérieure de la fenêtre qui s'ouvre, sous le nom de votre propriété, cliquez sur l'onglet appelé “Documents”
Cliquez sur “Générer le livre des voyageurs” et suivez les instructions.

Questions fréquemment posées

Question	Answer
Pourquoi Holidu offre-t-il cette fonctionnalité ?	La loi espagnole exige que les propriétaires enregistrent tous les voyageurs auprès des autorités locales. Cet outil automatise le processus, garantit la conformité légale et fait gagner du temps aux propriétaires.
Quelles autorités puis-je connecter en Espagne ?	Mossos d’Esquadra Ertzaintza SES.HOSPEDAJES
L'enregistrement auprès de SES.Hospedajes est-il obligatoire ?	Oui, sauf si votre propriété est en Catalogne ou au Pays Basque, où Mossos d’Esquadra ou Ertzaintza restent applicables.
Puis-je utiliser cette fonctionnalité pour tous les types de réservations ?	Seules les réservations créées via les canaux pris en charge par Holidu sont éligibles. Les réservations manuelles et les importations basées sur iCal ne sont pas prises en charge.
Puis-je envoyer les données des voyageurs des réservations précédentes ?	Non. Le formulaire en ligne est uniquement déclenché pour les réservations futures. Les réservations effectuées avant d'activer la connexion policière ne sont pas couvertes. Vous devez les enregistrer manuellement dans le portail de votre autorité responsable.
Quelles données des voyageurs sont collectées et envoyées ?	Détails personnels (nom, date de naissance, nationalité, type/numéro de pièce d'identité, etc.). Seules les données minimales requises sont visibles pour le propriétaire (nom, âge). Les données complètes sont envoyées de manière sécurisée aux autorités.
Aurais-je accès aux données des voyageurs ?	Nous ne montrons à nos propriétaires que les noms et l'âge des voyageurs, ce qui est l'information requise pour le livrre des voyageurs. Nous ne montrons pas d'informations supplémentaires, telles que les numéros de pièce d'identité.
Que se passe-t-il si les voyageurs fournissent leurs informations puis annulent la réservation ?	Si le voyageur annule sa réservation, les données ne seront pas envoyées aux autorités.
Recevrai-je une notification lorsque les voyageurs fournissent leurs données ?	Nous n'envoyons pas de notifications dans ces cas-là. Cependant, vous pourrez voir si les invités ont fourni leurs données pour chacune des réservations.
Les enfants doivent-ils être enregistrés ?	Oui, tous les voyageurs doivent être enregistrés quel que soit leur âge. Pour les mineurs espagnols de moins de 14 ans, la pièce d'identité et la signature ne sont pas requises, mais la relation de l'adulte responsable doit être enregistrée.
Que se passe-t-il si les voyageurs ne complètent pas le formulaire ?	Ils recevront un rappel automatique 5 jours avant le jour de l'arrivée. Si le formulaire est toujours incomplet, l'hôte peut : Remplir manuellement le formulaire en présence de l'invité Renvoyer le lien Les données doivent être soumises avant 23:00 le jour de l'enregistrement pour profiter de notre connexion automatisée.
Puis-je remplir le formulaire pour mes voyageurs ?	Oui, directement à partir de l'écran des détails de réservation. Vous pouvez également scanner leur pièce d'identité ou entrer les données manuellement lors de l'enregistrement.
Puis-je modifier les données après soumission ?	Non. Une fois envoyées à l'autorité, les données ne peuvent être modifiées. En cas d'erreur, contactez le support Holidu ou saisissez à nouveau les données manuellement sur SES.Hospedajes.
Quand les données sont-elles envoyées à l'autorité ?	Automatiquement à 23:00 le jour de l'enregistrement. Les hôtes sont responsables de s'assurer que les données sont complètes avant cette heure.
Les collaborateurs ont-ils accès à cette fonctionnalité ?	Non. Seuls les comptes principaux (avec droits d'édition) peuvent configurer les connexions. Les collaborateurs peuvent voir le formulaire dans les détails de réservation mais ne peuvent pas l'activer ou le gérer.
Que se passe-t-il si mes identifiants d'autorité changent ou expirent ?	Vous devrez les mettre à jour manuellement dans Holidu. Les mots de passe expirés peuvent entraîner un échec du transfert de données. Vérifiez toujours le statut de la connexion dans la section “Compte”.
Le livre des voyageurs est-il légalement requis ?	Oui. Le carnet d'invités sert de journal numérique pour les contrôles de police et doit être conservé pendant 3 ans, selon le Real Decreto 933/2021.

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